La certificación que expide el Registro Nacional de Actos Personales comprende:

a) una primera parte de una o mas hojas con el Resumen de las inscripciones halladas o la constancia de su inexistencia ("libre"); y

b) una segunda parte, eventual, de una o mas hojas con el Detalle de las inscripciones que existieren.

Si no hubiere inscripciones, se emiten exclusivamente la o las hojas Resumen.

1) Hoja Resumen ("Resumen del resultado de la búsqueda") donde resultan las persona/s físicas o jurídicas, número/s de cédula/s o RUC, secciones y años de búsqueda solicitados.

Tal hoja incluye la sede del emisor (Registro Nacional de Actos Personales en Montevideo, o sedes registrales departamentales o locales en los demás departamentos que acceden en forma remota al Registro Nacional), el número de solicitud, el tipo (común o urgentísimo), la fecha de recepción y el número de página, seguido de la expresión "Resumen del resultado de la información solicitada".
Cada persona física o jurídica se identifica con un número de orden dentro de la solicitud.

En las personas físicas, los apellidos se separan de los nombres con una "/" y entre apellidos, y entre nombres hay una ",". Si falta el apellido materno o el segundo nombre en su lugar aparece otra ",".
A renglón seguido de los apellidos y nombres o denominación social aparece el número de Cédula de Identidad o Ruc, si fue incluído en la solicitud.

A continuación, sobre la derecha la indicación de la Sección/es solicitada/s, períodos de búsqueda u otros datos aportados (por ej. fecha del mandato).
Si indica Libre no existen inscripciones que coincidan con lo solicitado.

En caso de existir, se indica : el número de inscripción o número de entrada; inmediatamente una letra cuyo significado se aclara mas adelante y fecha de inscripción. En aquellas secciones que tienen datos de Número Folio y Libro esta información aparece en la hoja de "detalle" , a la derecha del número de entrada. Ej. cesión de derechos hereditarios o modificaciones de mandatos inscripta antes de 1995.-

En la sección Mandatos y Poderes, si hubiere información, a la izquierda de las respectivas inscripciones, resultará una letra que responde a la codificacion de la sede registral donde fue oportunamente inscripto el documento (A Canelones, B Maldonado,C Rocha, D Treinta y Tres, E Cerro Largo, F Rivera, G Artigas, H Salto, I Paysandú, J Rio Negro, K Soriano, L Colonia, M San Jose, N Flores, O Florida, P Lavalleja, Q Durazno, R Tacuarembó, S La Costa, W Pando y X Montevideo).
A cada inscripción original le seguirán sus respectivos marginales (si las tuviere) ordenadas cronológicamente (denominamos marginal a una inscripción que afecta a otra previamente inscripta, por ej una reinscripción).

A la izquierda de la sección aparecen los años de búsqueda solicitados y buscados para las secciones que así lo requieran, y la fecha del mandato solicitado en la sección respectiva.

Entre el Número de inscripción y la fecha aparece una letra que tiene el siguiente significado:

- I - se trata de primera inscripción o inscripción original, comúnmente llamada "traba" (ej.: embargo genérico),
- R - se trata de una reinscripción,
- C - se trata de una cancelación (sólo aparecerá en ampliaciones de solicitudes de información),
- M - se trata de una modificación de una inscripción original.
- E - se trata de una inscripción que excluyó determinados bienes ej.: un inmueble, automotor o comercio, de un embargo genérico.

Las inscripciones que tengan a su derecha un asterisco (*) se informarán por fotocopia del asiento registral (sección Mandatos y poderes, y actos sobre derechos hereditarios de la sección Universalidades cuyos datos no estuvieren informatizados).

La hoja resumen incluye el certificado de cierre, en el que se indica la fecha de expedición y será suscrito por el Registrador.

La certificación arroja las inscripciones que coincidan con los apellidos, nombres o denominación social, de acuerdo al algoritmo o sistema de búsqueda vigente desde 1986.-

Respecto de la búsqueda por cédula de identidad, no tendrá en cuenta el dígito de control.

Recordaremos como funciona el sistema de búsqueda vigente por nombres.

De los elementos aportados por el usuario se realizan las combinaciones que a continuación se detallan, rescatándose por la rutina únicamente los que coincidan letra a letra.

- Abreviaturas usadas en los ejemplos que se exponen:
1a: primer apellido,
2a: segundo apellido,
1n: primer nombre,
2n: segundo nombre,
b: campo en blanco en el índice informático,
c: cualquier nombre, o cualquier segundo apellido en el índice informático. Este concepto interviene cuando el solicitante en la solicitud deja en blanco el segundo nombre y/o el segundo apellido, inutiliza el casillero con guiones, o usa la expresión se desconoce, o se ignora)

1er Ejemplo de comportamiento de búsqueda cuando el usuario aporta todos los elementos o en alguno informo que "no tiene", "carece" o "único", para el que se digita la palabra "único"

consulta

PASTORINO SARUBI ANA IRMA o
PASTORINO UNICO ANA UNICO

El programa de búsqueda realiza las siguientes combinaciones:

a)
1a= PASTORINO
2a= SARUBI
1n= ANA
2n= IRMA
b)
1a= PASTORINO
2a= SARUBI
1n= IRMA
2n= ANA
c)
1a= PASTORINO
2a= SARUBI
1n= ANA
2n= b (blanco en el índice informático)
d)
1a= PASTORINO
2a= SARUBI
1n= IRMA
2n= b (blanco en el índice informático)
e)
1a= PASTORINO
2a= b (en el índice informático)
1n= ANA
2n= IRMA
f)
1a= PASTORINO
2a= b (blanco en el índice informático)
1n= IRMA
2n= ANA
g)
1a= PASTORINO
2a= b (blanco en el índice informático)
1n= ANA
2n= b (blanco en el índice informático)
h)
1a= PASTORINO
2a= b (blanco en el índice informático)
1n= IRMA
2n= b (blanco en el índice informático)

Como se observará permanece inamovible el elemento "primer apellido" (1a).

Los nombres intercambian su posición.

El programa brinda información de los campos que coincidan estrictamente, no arroja similares ni de escritura ni de fonética.

Asimismo descarta una inscripción si algún elemento (apellidos y/o nombres) no coincide estrictamente (letra a letra) con lo solicitado.

En este primer ejemplo se rescatan por el programa las inscripciones en las cuales los elementos indicados se encuentren en "blanco" o vacíos en el índice informático, es decir el juzgado no completó o inutilizó el casillero correspondiente del oficio.

2do Ejemplo

consulta:

PASTORINO SARUBI ANA -------(blanco en la solicitud)
a)
1a=PASTORINO
2a=SARUBI
1n=ANA
2n= b
b (campo en blanco en el índice informático) o c (cualquiera en el índice informático, ya que el solicitante en este ejemplo no indicó un elemento concreto)
b)
1a=PASTORINO
2a=SARUBI
1n= c c(sólo cualquiera. El primer nombre nunca se encuentra en blanco en el índice informático.)
2n= ANA
c)
1a= PASTORINO
2a= b (en el índice informático)
1a= ANA
2a= b
b (campo en blanco en el índice informático) o c (cualquiera en el índice informático, ya que el solicitante en este ejemplo no indicó un elemento concreto)
d)
1a= PASTORINO
2a= b (blanco en el índice informático)
1n= c
c (sólo cualquiera. El primer nombre nunca se encuentra en blanco en el índice informático.)
2n= ANA

3er ejemplo

consulta:

PASTORINO -------- (blanco en la solicitud) ANA IRMA
a)
1a= PASTORINO
2a= b
b (campo en blanco en el índice informático) o c (cualquiera en el índice informático, ya que el solicitante en este ejemplo no indicó un elemento concreto)
1n= ANA
2n= IRMA
b)
1a= PASTORINO
2a= b
b (campo en blanco en el índice informático) o c (cualquiera en el índice informático, ya que el solicitante en este ejemplo no indicó un elemento concreto)
1n= IRMA
2n= ANA
c)
1a= PASTORINO
2a= b b(campo en blanco en el índice informático) o c (cualquiera en el índice informático, ya que el solicitante en este ejemplo no indicó un elemento concreto)
1n= ANA
2n= b (en el índice informático)
d)
1a= PASTORINO
2a= b b (campo en blanco en el índice informático) o c (cualquiera en el índice informático, ya que el solicitante en este ejemplo no indicó un elemento concreto)
1n= IRMA
2n= b (en el índice informático)

4to ejemplo

consulta:

PASTORINO ----(blanco en la solicitud) ANA ---(blanco en la solicitud)
a)
1a= PASTORINO
2a= b
b (campo en blanco en el índice informático) o c (cualquiera en el índice informático, ya que el solicitante en este ejemplo no indicó un elemento concreto)
1n= ANA
2n= b
b (campo en blanco en el índice informático) o c (cualquiera en el índice informático, ya que el solicitante en este ejemplo no indicó un elemento concreto)
b)
1a= PASTORINO
2a= b
b (campo en blanco en el índice informático) o c (cualquiera en el índice informático, ya que el solicitante en este ejemplo no indicó un elemento concreto)
1n= c (sólo cualquiera,el primer nombre nunca se encuentra en blanco en el índice informático)
2n= ANA
fin de los ejemplos.

2) Hoja Detalle ("Detalle de la información") en la cual se incluyen todos los datos de las inscripciones indicadas en la hoja RESUMEN
Tal hoja se titula Registro Nacional de Actos Personales, con indicación del número de solicitud, tipo: común o urgentísimo, o ampliación, la fecha de recepción y el número de página, seguido de la expresión "Detalle de la información"

Se repite el número asignado a cada persona física o jurídica y los apellidos, nombre o denominación social, cédula o Ruc. El orden de las inscripciones y sus marginales es el mismo que en la hoja "Resumen".

De cada inscripción se incluye la totalidad de los datos requeridos por la ley y que el "Emisor" (Juzgado, Escribano, etc.,) del documento inscripto haya aportado. A vía de ejemplo: en un documento proveniente de una autoridad judicial el detalle incluirá: Número de Inscripción, fecha de presentación, acto inscribible, juzgado emisor, número de oficio, fecha del oficio, ficha, carátula del expediente, tipo de moneda y monto, el sujeto afectado, individualizado tal como lo indicó el Juzgado. Si se tratare de un acto que se refiera a otro ya inscripto (marginal) indicará además su naturaleza, ej.: reinscripción, exclusión de bienes, etc.

En caso de una cesión de derechos hereditarios anterior a 1995 incluye datos de protocolización: Número Folio y Libro, y fecha de fallecimiento, si constare.

Para "Mandatos y poderes" se incluye la fecha del poder indicada en el asiento registral.

Si la inscripción tiene la calidad de Inscripción Provisoria, lo indica asi.-

De las personas informadas se indica en que calidad participa.

Ej: -
En un embargo, el sujeto embargado se individualiza como deudor,
En una cesión de derechos hereditarios el fallecido cuyos derechos trasmitidos se ceden es el causante, y el resto de los participantes son cedentes o cesionarios según su participación;
En un negocio sobre bienes ex gananciales, el cónyuge que se desprendió (cedió, renunció) o perdió sus gananciales es el disponente-perdidoso; quien adquiere o recibe los mismos es el cesionario, beneficiario; y cuando la disposición es a favor de un tercero, para definir a que sociedad conyugal pertenecían los derechos involucrados, el cónyuge o ex cónyuge que conformaba dicha sociedad con el cedente o renunciante, se identifica como otro cónyuge o ex cónyuge
(actualización cp rhb 10.5.2001)