Referencia : Procesamiento de documentos en Montevideo y Maldonado

Distribución: a todas las sedes del Registro de la Propiedad.

Sr(a). Director(a):

En virtud del planteamiento realizado por el Registro de la Propiedad Sección Inmobiliaria de Montevideo, respecto a la recepción, procesamiento y devolución de documentos correspondientes al departamento de Maldonado, a efectos de ordenar la gestión y posibilitar una mejor calificación registral, es necesario que en el futuro, los actos para los cuales se solicite una reserva de prioridad, se presenten a inscribir en la misma sede Registral en la cual fue inscripta la referida reserva.

Insértese en el sitio web y remítase el texto de la presente, vía correo electrónico, a las direcciones de los usuarios inscriptos en el sistema de novedades de la Dirección General de Registros conforme al régimen de la Circular N° 98 de 29 de octubre de 2.001.

Atte.: Esc. Federico Albín Izuibejeres

Subdirector General de Registros

Inscripción de Testimonios por exhibición de escrituras con primera copia inscripta

Asunto: Inscripción de Testimonios por exhibición de escrituras con primera copia inscripta.

Distribución:a todas las oficinas registrales. Sr. Director: Ante la consulta del Sr. Director del Registro de la Propiedad de San José, Esc. Daniel Cersósimo, sobre el alcance del numeral 19) del artículo 17 de la ley 16.871, de 28 de setiembre de 1997, en el sentido de si son o no inscribibles los testimonios de las escrituras cuyas primeras copias ya hubieren sido inscriptas, esta Dirección General entiende del caso precisar:

1) Corresponde armonizar el artículo 2º de la ley 16.266, de 15 de junio de 1992, con la disposiciones de la ley 16.871.

2) La discusión parlamentaria de la ley 16.871 (versión taquigráfica de la Cámara de Representantes, martes 17 de junio de 1997) como asimismo la posición sustentada por el Esc. Miguel Cacciatori en su libro “La Nueva Ley Registral”, pág. 134 y siguiente, permite concluir que es viable admitir la inscripción.

3) Se comparte lo dictaminado por la Comisión Asesora Registral (Acta 118 de 16 de junio del corriente) que por unanimidad entiende que el numeral 19) del artículo 17 de la ley 16.871 ampara la solicitudes de inscripción de testimonios por exhibición de escrituras con primera copia inscripta. Tal posibilidad surge de la expresión dispuesta por el referido numeral por cuanto establece que podrán inscribirse “aún cuando hubieren sido registrados antes de extraviarse”. Saluda a Ud. muy atte.

(fdo.) Esc. Maria Isabel Bonnafon Olivero - Directora General de Registros

Régimen jurídico de conservación de documentos en los Registros Públicos

Referencia: Régimen jurídico de conservación de documentos en los Registros Públicos. Distribución: A todas las oficinas del Programa.

Sr. Director/a.

Para su conocimiento y el de los funcionarios a su cargo, se adjunta el informe producido por Asesoría Técnica, relativo al Régimen Jurídico de Conservación de Documentos en los Registros Públicos, con la posterior decisión de la Dirección General de Registros. Sin otro particular, saluda atentamente,

(Fdo.) Dr.Esc. Fernando Caride Bianchi- Director General de Registros.

Asesoría Técnica

Régimen Jurídico de Conservación de Documentos en los Registros Públicos

1- Conservación de Duplicados de Solicitudes de Certificados de Información

Dispone el artículo 18 del Decreto 593/975 de 29 de julio de 1975, que los “duplicados de las solicitudes de certificados se conservarán por el término de cinco años. Transcurrido dicho plazo pueden destruirse”.

2- Conservación de Solicitudes

Los Registros pueden destruir las solicitudes de certificación que, pasados seis meses desde su presentación, no se hubieran retirado por los interesados, al tenor de lo dispuesto en el artículo 17 de la referida norma reglamentaria.

3 - Conservación de Minutas

3.1. La base del sistema registral a partir de la vigencia de la ley 16.871 de 28 de setiembre de 1997, lo constituye la ficha especial en la que se insertan los asientos registrales y la que tiene carácter de instrumento público. Esta ficha puede ser sustituida por cualquier técnica de respaldo de información, siempre que se asegure la permanencia, inalterabilidad y exactitud de la inscripción e información, así como la autoría de los funcionarios intervinientes.

3.2. Cuando los documentos presentados a inscribir no abren matrícula y por tanto no dan lugar a la creación de la ficha especial, el asiento lo constituye la respectiva minuta protocolizada. En este caso y en los de las inscripciones vigentes anteriores a la referida ley registral, los asientos confeccionados mediante diferentes técnicas, tienen el carácter de instrumentos públicos, conforme lo establece el artículo 93.

3.3. Dispone el artículo 94 de la misma ley que las minutas deben ser conservadas por el lapso de vigencia de las inscripciones respectivas y constituirán el apoyo de las fichas correspondientes. Los registros de minutas pueden microfilmarse. Los que tengan más de 35 años de antigüedad y los que se hubieran microfilmado, podrán entregarse al Archivo General de la Nación (artículo 94 de la ley 16.871).

3.4. De acuerdo al tenor literal de esta norma sólo podrían microfilmarse los registros de minutas y una vez realizada dicha operación, se pueden entregar al Archivo General de la Nación, pero el mismo procedimiento podría adoptarse para los documentos inscriptos por agregación de un ejemplar, no sólo mediante la técnica de la microfilmación sino también cualquier otra igualmente idónea, teniendo en cuenta lo establecido por el art. 95 de la ley 16.871 y el artículo 59 de su decreto reglamentario N° 99/998 de 21 de abril de 1998 que autoriza la sustitución de la minuta por “un ejemplar del documento presentado a inscribir cuando el mismo proviniere de instituciones oficiales o se tratare de solicitudes de reserva de prioridad, documentos privados sin protocolizar y certificados notariales, sin perjuicio de lo establecido por la ley 16.323 de 9 de noviembre de 1992”.

3.5. La posibilidad de remitir documentos al Archivo General de la Nación no es nueva y reconoce su antecedente en el Decreto 713/974 de 5 de setiembre de 1974, reglamentario del artículo 1° de la ley 8.015 de 28 de octubre de 1926, que establece: “Artículo 1°: Las Oficinas Públicas enviarán al Archivo General de la Nación los documentos que tengan 30 (treinta) años de archivados y que al tiempo de cumplirse dicho término no sean objeto de trámite. Artículo 2°. Tales documentos serán enviados al Archivo General de la Nación debidamente caratulados para su mejor conservación e identificación y dentro de los 60 días del término previsto en el artículo anterior”. Esta norma de carácter general no es de aplicación para las situaciones reguladas por la de naturaleza especial contenida en el inciso 2° del art. 94 de la Ley N° 16.871.

4 - Conservación de Documentos presentados a inscribir

Conforme lo establecido en el art. 364 de la ley 14.106 de 14 de marzo de 1973, presentado un documento para su inscripción, “si es rechazado, o practicada que fuere ésta última, será obligación del usuario la de retirarlo, estableciéndose en el término de 45 (cuarenta y cinco) días hábiles a contar de la fecha en que quede consumado formalmente uno u otro acto, el de la custodia a cargo del Registro”. A partir de la expiración de dicho término, cesa la responsabilidad del servicio por la mencionada custodia.

5 - Plazos de Caducidades

5.1. Los plazos de conservación de los asientos registrales efectuados a través del tiempo por diversas técnicas, a los efectos de la aplicación de lo dispuesto en el artículo 94 de la ley 16.871, deben tomar como base los plazos de caducidad de las respectivas inscripciones, los que se encuentran regulados en los artículos 79 a 81 de la ley 16.871.

5.2. Por tanto, como regla general, los archivos que tengan más de 35 años de antigüedad, así como los que se hubieran microfilmado o reproducido mediante otra técnica igualmente idónea al tenor del artículo 95 de la Ley N° 16.871, pueden entregarse al Archivo General de la Nación.

5.3. No obstante, existen inscripciones que no caducan, cuyos libros e índices corresponde sean conservados, como por ejemplo, en el Registro de la Propiedad, las referidas a titularidades dominiales, Bien de Familia, las hipotecas recíprocas relativas al régimen de propiedad horizontal (art. 79 inc. 2° ley 16.871), los contratos de uso y goce de cooperativas de viviendas (art. 170 de la ley 13.728). Asimismo, para quienes consideran vigente la inscripción de las prohibiciones de arrendar y dar en anticresis, no existe norma que regule su caducidad, al igual que para los desalojos, siempre que se considere que aún son actos inscribibles. Debe tenerse en cuenta que las hipotecas a favor del Banco Hipotecario del Uruguay pueden alcanzar un plazo de 45 años, de acuerdo al régimen establecido en el art. 499 de la ley 16.226 de 29 de octubre de 1991, en la redacción dada por la ley N° 16.512 de 30 de junio de 1994.

5.4. En el Registro Nacional de Actos Personales, los actos inscribibles en la Sección Regímenes Matrimoniales, Sección Sociedades Civiles de Propiedad Horizontal, Registro de Poderes y Mandatos, Personales y las cesiones de derechos hereditarios, no caducan. En el Registro Nacional de Comercio, la mayor parte de los actos inscribibles no tienen caducidad prevista.

5.5. Las promesas de enajenación de inmuebles deben ser conservadas más allá de su plazo de caducidad de las inscripciones a que refieren, ya que en virtud de lo dispuesto por la ley 16.323 de 9 de noviembre de 1992, pueden ser reinscriptas aún cuando hubieran caducado y a veces el registro proporciona un testimonio de la misma a tales efectos (ley 17229). Las cesiones de promesas son de consulta frecuente para los usuarios, generalmente para acreditar el pago del precio de las mismas, por lo cual, deberían conservarse por un término no menor al plazo de prescripción treintenal (ya que el plazo de prescripción de los derechos personales puede ser interrumpido o suspendido).

5.6. Asimismo, las denominadas carpetas de propiedad horizontal, que contienen testimonios del reglamento de copropiedad y planos de fraccionamiento horizontal y sus modificaciones (art. 400 de la ley 16.170 de 28 de diciembre de 1990), por razones de economía y racionalidad, deberían estar ubicadas en una misma sede, ya que su consulta es frecuente por parte de usuarios y registradores.

5.7. En el Registro de la Propiedad Sección Mobiliaria, el Registro de Vehículos Automotores mantiene todos sus libros desde su creación (1966), dado que no existe caducidad de las titularidades, y el ritmo de ingreso actual, debe aplicarse la norma del artículo 94 inciso 2° de la Ley 16.871, y remitirse los libros que tengan 35 años de antigüedad al Archivo General de la Nación.

6. Ley 15.752.

La ley 15.752 de 24 de junio de 1985, declaró suspendidos los plazos de prescripción y caducidad entre el 17 de abril y el 13 de junio de 1985. La referida ley sólo rige actualmente para aquellas inscripciones que estaban vigentes a la época de su sanción y aún permanecen vigentes desde su inscripción original por ejemplo, promesas de enajenación de inmuebles a plazos (no para aquellas que ya han sido renovadas).(Fdo) Federico Albin Izuibejeres - Prof.II Esc. Asesoría Técnica Registral

Dirección General de Registros Montevideo, 12 de marzo de 2001.

Visto el informe producido por Asesoría Técnica Registral relativo al régimen jurídico de conservación de documentos en los Registros Públicos, circúlese a todos los Registros de esta Dirección, a los efectos de efectivizar las normas en él contenidas, procediéndose a la reorganización de los archivos correspondientes a cada Registros.

(Fdo.) Dr. Esc. Fernando Caride Bianchi – Director General de Registros

Tasa Registral en oficios que solicitan información registral.

Referencia: Control del tributo “Servicios Registrales” respecto de los oficios judiciales solicitando información registral.

Señor Director:

Con el dictamen favorable de la Comisión Asesora Registral, esta Dirección General de Registros entiende del caso hacer llegar a los Sres. Directores las presentes recomendaciones respecto al contralor del tributo “Servicios Registrales” en los oficios judiciales que solicitaren información registral.

La normativa aplicable surge del literal B) del artículo 8º del Dto. del Poder Ejecutivo número 553/86, de 19 de agosto de 1986, en su redacción dada por el artículo 1º del Dto. De 4 de noviembre de 1987.

Conforme a dicho literal, si el oficio procede de una Sede Penal, o tratándose de otros juzgados no penales, la solicitud se fundamenta en expresiones tales como “media para mejor proveer”, o similares, no corresponderá el contralor del tributo.

Por el contrario, si el oficio indica “en etapa de prueba y a solicitud de parte” o simplemente no precisa al requirente, el documento deberá tributar conforme al régimen vigente.

Correspondiendo el pago del tributo, y si el oficio se enviara directamente por el Juzgado, el documento se devolverá por correo al Juzgado de origen dando cuenta por el Registro de la omisión de la falta de pago.

Aprovechando la oportunidad, saluda al Sr. Director muy atte.

(Fdo.) Esc. Juan Pablo Croce – Director General de Registros